Warum ist ein PIM-System wichtig?
Ein PIM-System (Product Information Management) hilft Unternehmen, Produktdaten zentral zu verwalten, Fehler zu minimieren und die Datenqualität zu verbessern. Besonders im B2B-Bereich, wo 87 % der Käufer eine Website verlassen, wenn Produktinformationen unzureichend sind, ist ein PIM-System unverzichtbar. Es optimiert die Datenintegration, Anreicherung und Verteilung über alle Vertriebskanäle.
Kurzübersicht: Schritte zur Einführung eines PIM-Systems
- Ziele definieren: Datenqualität verbessern, Retouren reduzieren, schnellere Markteinführung.
- Team zusammenstellen: Produktmanager, IT-Experten, Marketing, Content-Manager.
- Zeit und Kosten planen: Voranalyse (3–4 Wochen), Implementierung (2 Monate), Budget für Lizenz, Schulung, Wartung.
- Datenstruktur erstellen: Produktfamilien, Attribute, Klassifizierungen standardisieren.
- Daten migrieren: Daten bereinigen, Testmigration durchführen, Qualität sichern.
- Systeme integrieren: ERP, CRM und E-Commerce verbinden.
- Mitarbeiter schulen: Rollenspezifische Schulungen, Pilotgruppe testen, Abteilungseinführung.
Vergleich wichtiger PIM-Anbieter
| Akeneo | Bluestone PIM | Riversand | |
| Funktionsumfang | Open-Source, flexibel | API-fokussiert | Umfassende MDM-Funktionen |
| Integrationsfähigkeit | Gute API-Schnittstellen | Sehr flexibel | Sehr gut |
| Skalierbarkeit | Hoch | Hoch | Sehr hoch |
| Kosten | Mittel | Mittel-Hoch | Hoch |
Ein gut geplantes PIM-System verbessert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für konsistente Produktdaten über alle Kanäle hinweg. Die Einführung erfordert klare Ziele, eine strukturierte Datenmigration und gut geschulte Teams. Eine erfolgreiche Einführung eines PIM-Systems (Product Information Management) erfordert sorgfältige Planung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie beachten sollten:
Klare Ziele setzen
Definieren Sie konkrete und messbare Ziele, wie zum Beispiel:
- Verbesserung der Datenqualität, um Fehler und Inkonsistenzen zu minimieren
- Schnellere Markteinführung für neue Produkte
- Effizientere Verteilung von Produktdaten über verschiedene Kanäle
- Reduzierung von Retouren, indem präzisere Produktinformationen bereitgestellt werden
Mit klaren Zielen können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt fokussiert bleibt und das richtige Team zusammengestellt wird.
„PIM ermöglicht es Herstellern und Händlern, genaue und umfassende Produktinformationen über alle Vertriebskanäle hinweg zu sammeln, zu verwalten und zu verteilen. So stellen sie sicher, dass ihre Kunden zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten.“ – B2BEA [2]
Team zusammenstellen
Der Erfolg eines PIM-Projekts hängt stark von einem gut zusammengestellten Team ab. Wichtige Rollen und ihre Aufgaben:
| Rolle | Hauptverantwortlichkeiten |
| Executive Sponsor | Unterstützung auf Führungsebene, Sicherstellung von Ressourcen |
| Produktmanager | Verantwortlich für Produktspezifikationen und Kundenanforderungen |
| IT-Experten | Technische Integration und Systemkompatibilität |
| Content-Manager | Pflege und Qualität der Produktdaten |
| Marketingteam | Präsentation der Produkte über verschiedene Kanäle |
Sobald Ziele und Team definiert sind, können Sie den zeitlichen und finanziellen Rahmen für das Projekt festlegen.
Zeit und Kosten planen
Eine realistische Planung für Zeit und Kosten ist entscheidend. Typische Zeitrahmen:
- Voranalyse: 3–4 Wochen
- Grundlegende Implementierung: 2 Monate
- Gesamtprojekt: 3 Monate [3]
Einmalige Kosten:
- Lizenz für das System
- Anpassung und Implementierung
- Datenmigration
- Schulung der Mitarbeiter
Laufende Kosten:
- Monatliche Lizenzgebühren (zwischen 699 € und 2.000 €, abhängig vom Funktionsumfang)
- Wartung und Support
- Hosting-Kosten [4]
Es ist ratsam, ein Reservebudget einzuplanen, da die tatsächlichen Kosten je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Produkte und der gewählten PIM-Lösung variieren können.
Systemanforderungen
Bestehende Daten-Workflows analysieren
Überprüfen Sie Ihre aktuellen Daten-Workflows, dokumentieren Sie die Prozesse und identifizieren Sie mögliche Verbesserungen.
| Workflow-Bereich | Zu prüfende Aspekte | Typische Herausforderungen |
| Dateneingabe | Erfassungsprozesse, Verantwortlichkeiten | Doppelte Eingaben, inkonsistente Formate |
| Datenvalidierung | Qualitätssicherung, Freigabeprozesse | Fehlende Standardisierung |
| Datendistribution | Verteilungskanäle, Aktualisierungszyklen | Verzögerte Updates, Inkonsistenzen |
„Entwickeln Sie einen optimierten Workflow mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten. Nutzen Sie Automatisierung, um sicherzustellen, dass Produktdaten reibungslos durch jede Phase des Produktlebenszyklus fließen.“ – Zara Raza, Marketing Manager, Propel [5]
Diese Analyse dient als Ausgangspunkt, um alle relevanten Datenquellen strukturiert zu erfassen.
Datenquellen erfassen
Eine gründliche Erhebung aller Produktdatenquellen ist entscheidend. Laut aktuellen Statistiken werden 49 % aller B2B-Einkäufe online abgewickelt [1]. Dies verdeutlicht, wie wichtig eine zentrale Datenverwaltung ist.
Typische Datenquellen im B2B-Bereich umfassen:
- ERP-Systeme: Technische Spezifikationen, Preise
- PLM-Systeme: Produktentwicklungsdaten
- Excel-Tabellen: Historische Daten
- Qualitätsmanagementsysteme: Zertifizierungen, Compliance-Dokumente
- Digitale Asset Management (DAM): Produktbilder, Videos
Die gesammelten Datenquellen sollten reibungslos in das geplante System integriert werden.
Systemkompatibilität bewerten
Nachdem Sie die bestehenden Prozesse und Datenquellen analysiert haben, prüfen Sie die Kompatibilität des neuen Systems. Stellen Sie sicher, dass das PIM-System problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden kann.
„Change Management ist nicht alles, aber ohne Change Management ist alles nichts.“ – Thorsten Hamann, stellvertretender Leiter Consulting bei Laudert GmbH + Co KG [6]
Wichtige Aspekte bei der Systemprüfung:
- API-Schnittstellen: Analysieren Sie die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen.
- Datenformate: Prüfen Sie, welche Import- und Exportformate unterstützt werden.
- Skalierbarkeit: Bewerten Sie, ob das System zukünftiges Wachstum bewältigen kann.
- Sicherheitsstandards: Stellen Sie sicher, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Eine gründliche Prüfung dieser Punkte sorgt für eine reibungslose Einführung des PIM-Systems.
PIM-System auswählen
Sobald Sie Ihre Systemanforderungen definiert haben, können Sie gezielt nach passenden PIM-Anbietern suchen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
PIM-Anbieter recherchieren
Bewerten Sie verfügbare PIM-Systeme anhand dieser wichtigen Kriterien:
| Bewertungskriterium | Zu prüfende Aspekte | Bedeutung für B2B |
| Funktionsumfang | Produkthierarchien, Attributverwaltung, Workflow-Management | Handhabung komplexer Produktstrukturen und technischer Daten |
| Integrationsfähigkeit | API-Schnittstellen, vorhandene Connectoren | Verbindung zu bestehenden Systemen wie ERP oder CRM |
| Skalierbarkeit | Datenvolumen, Nutzeranzahl, Performance | Berücksichtigung zukünftigen Wachstums |
| Gesamtkosten (TCO) | Lizenzkosten, Implementierung, Wartung | Langfristige Budgetplanung |
Testen und verifizieren
Bevor Sie sich für ein System entscheiden, testen Sie es gründlich:
- Demo-Version ausprobieren
- Prüfen Sie die Benutzerfreundlichkeit und das Workflow-Management.
- Testen Sie die Verwaltung mehrsprachiger Daten.
- Bewerten Sie die Systemleistung bei hoher Belastung.
- Referenzen einholen
- Sprechen Sie mit Unternehmen, die das System bereits nutzen.
- Fragen Sie nach der Implementierungszeit, der Qualität des Supports und den erzielten Effizienzgewinnen.
Diese Schritte helfen Ihnen, die Funktionsfähigkeit und Eignung des Systems für Ihre Anforderungen zu überprüfen.
Entscheidung treffen
Fällen Sie Ihre Entscheidung basierend auf diesen Punkten:
- Technische Anforderungen: Wie effizient sind APIs und wie ist die Systemarchitektur aufgebaut? [9]
- Zukunftssicherheit: Ist das System modular und erweiterbar? [8]
- Support und Schulung: Wie gut sind der Support und die angebotenen Schulungen?
Einige bewährte PIM-Lösungen, die Sie in Betracht ziehen können:
- Akeneo: Eine führende Open-Source-Lösung mit aktiver Entwickler-Community. [7]
- Bluestone PIM: API-orientiert, ideal für flexible E-Commerce-Strukturen. [7]
- Riversand Ascend PIM: Bietet umfassende MDM-Funktionen für komplexe Anforderungen. [7]
Vergessen Sie nicht, auch die Implementierungspartner zu berücksichtigen. Unternehmen wie Unit M GmbH können bei der Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur wertvolle Unterstützung leisten.
Eine fundierte Entscheidung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung.
Setup-Schritte
Datenstruktur erstellen
Eine gut durchdachte Datenstruktur ist der Schlüssel für ein funktionierendes PIM-System. Organisieren und standardisieren Sie Ihre Produktdaten basierend auf spezifischen Attributen:
| Strukturelement | Beschreibung | Beispiel |
| Produktfamilien | Gruppierung ähnlicher Produkte | Werkzeugmaschinen nach Typ und Größe |
| Attribute | Technische Spezifikationen | Maße in mm, Gewicht in kg |
| Klassifizierung | Standardisierte Kategorisierung | BMEcat-Format für den B2B-Handel |
Das BMEcat-Format bietet vordefinierte Feldstrukturen und Hierarchien, die den Implementierungsaufwand minimieren und die Kompatibilität mit anderen Systemen sicherstellen.
Eine klare Datenstruktur erleichtert den Übergang zur Datenmigration erheblich.
Daten migrieren und bereinigen
Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie Ihre Daten gründlich bereinigen. Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Systematische Analyse der Daten
- Überprüfen Sie auf Formatinkonsistenzen, doppelte Einträge, fehlende Informationen und Rechtschreibfehler.
- Identifizieren Sie doppelte oder ungenaue Datensätze.
- Migrationsstrategie entwickeln
- Führen Sie kleine Testmigrationen durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Nutzen Sie ETL-Tools (Extraktion, Transformation, Laden) für eine reibungslose Datenübertragung.
- Verwenden Sie CSV-Dateien anstelle von XLSX, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
- Arbeiten Sie mit den Importvorlagen Ihres PIM-Systems, um die Daten korrekt zuzuordnen.
- Qualitätssicherung sicherstellen
- Planen Sie regelmäßige Datenaudits ein, um die Datenqualität langfristig zu gewährleisten.
- Validieren Sie die migrierten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
- Dokumentieren Sie alle Änderungen und Korrekturen, um Transparenz zu schaffen.
Nach der erfolgreichen Migration können Sie die Verbindung zu Ihren Geschäftssystemen herstellen.
Systeme verbinden
Die Integration des PIM-Systems mit Ihren zentralen Anwendungen ist entscheidend. Planen Sie die Verknüpfung mit diesen Systemen sorgfältig:
| System | Integrationsaspekte | Priorität |
| ERP | Bestandsdaten, Preise | Hoch |
| CRM | Kundeninformationen | Mittel |
| E-Commerce | Produktkataloge | Hoch |
Für den Datenaustausch eignen sich XML- oder JSON-Formate. Automatisieren Sie Routineaufgaben wie die Synchronisation von Lagerbeständen oder das Aktualisieren von Produktbeschreibungen, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.
Die Unit M GmbH bietet Unterstützung bei der Integration von PIM-Systemen in bestehende B2B-Infrastrukturen und sorgt dabei für die Einhaltung der deutschen Datenschutzrichtlinien.
Mitarbeiterschulung
Nach der Einführung des PIM-Systems ist es wichtig, die Mitarbeiter so zu schulen, dass sie das System effektiv nutzen können.
Schulungsunterlagen erstellen
Rollenspezifische Unterlagen sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen PIM-Implementierung. Dabei sollten folgende Bereiche berücksichtigt werden:
| Abteilung | Schulungsschwerpunkte | Priorität |
| Marketing | Produktbeschreibungen, Medienmanagement | Hoch |
| Vertrieb | Produktsuche, Preismanagement | Hoch |
| IT | Systemintegration, Wartung | Mittel |
| Einkauf | Lieferantendaten, Artikelstamm | Mittel |
Die Unterlagen sollten praktische Beispiele und Übungen enthalten, die den Arbeitsalltag der jeweiligen Abteilung widerspiegeln.
Test mit Pilotgruppe
Starten Sie mit einer kleinen Gruppe von 5–8 Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Diese Testphase hilft, mögliche Probleme mit der Benutzeroberfläche zu identifizieren, Arbeitsabläufe anzupassen und das Schulungsmaterial anhand von Feedback zu verbessern.
Abteilungsweise Einführung
Um den laufenden Betrieb nicht zu stören, sollte das PIM-System schrittweise eingeführt werden:
1. Vorbereitungsphase
Planen Sie für jede Abteilung eine eigene Umstellungsphase ein. Studien zeigen, dass Mitarbeiter 75 % neuer Informationen innerhalb von sechs Tagen vergessen [10].
2. Schulungsdurchführung
Führen Sie Schulungen in kleinen Gruppen durch, um eine individuelle Betreuung zu ermöglichen. Die durchschnittlichen Kosten pro Mitarbeiter liegen bei etwa 954 € [10].
3. Erfolgsmessung
Bewerten Sie die Schulung, indem Sie die Teilnahme, den Lernerfolg und die praktische Anwendung im Arbeitsalltag analysieren. So können Sie sicherstellen, dass die Schulung effektiv war.
Fazit: Checkliste für die PIM-Implementierung
Eine erfolgreiche Einführung eines PIM-Systems erfordert klare Ziele, gut durchdachte Prozesse und eine kontinuierliche Überprüfung der Datenqualität.
Checkliste für die Implementierung
| Phase | Hauptaufgaben | Wichtige Überprüfungspunkte |
| Vorbereitung | Zieldefinition, Teamaufbau | • Geschäftsziele festgelegt • Team zusammengestellt • Budget definiert |
| Systemauswahl | Anforderungsanalyse, Auswahl | • Use Cases erstellt • Systemkompatibilität geprüft • Testumgebung eingerichtet |
| Datenmanagement | Datenstruktur, Migration | • Taxonomie definiert • Datenqualität gesichert • Daten bereinigt |
| Integration | Systemverknüpfung, Tests | • ERP-Anbindung umgesetzt • Workflows getestet • Fehler behoben |
Zusätzlich zu diesen Phasen sind drei Faktoren entscheidend für den Projekterfolg:
Erfolgsfaktoren
- Änderungsmanagement
Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein und setzen Sie auf eine klare Kommunikationsstrategie, um die Akzeptanz des Systems zu erhöhen [11]. - Technische Integration
Involvieren Sie die IT-Abteilung von Anfang an, um mögliche Integrationsprobleme zu vermeiden [11]. - Schulungskonzept
Planen Sie zielgruppenspezifische Schulungen ein und geben Sie den Nutzern ausreichend Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen [12].
Qualitätssicherung
Ein durchdachtes Datenmanagement ist unerlässlich, um langfristig Erfolg zu gewährleisten:
- Regelmäßige Datenaudits durchführen
- Validierungsprozesse standardisieren
- Klare Verantwortlichkeiten festlegen
- Aktualisierungszyklen dokumentieren
Mit einem strukturierten Plan, klar definierten Rollen und regelmäßigen Überprüfungen stellen Sie sicher, dass Ihre PIM-Implementierung nachhaltig erfolgreich ist.
