Empfehlungen zur Projektvorbereitung

Bei der Projektvorbereitung gilt, gerade wenn Unternehmen mit dem Thema B2B eCommerce, oder PIM neuen starten und/oder noch keine bzw. mit wenig Projekterfahrung und Fachkenntnisse vorhanden sind, das Kunden verständlicherweise häufig Hürden und Unsicherheiten bei der Projektvorbereitung wahrnehmen, um ein Projekt bestmöglich vorzubereiten und den Erfolg abzusichern. Projektmanagementmethoden reichen i.d.R. nicht aus.

Die im Folgenden aufgeführten Überlegungen können Ihnen vielleicht helfen, diese Aufgabe zu meistern.

1. Wie findet man das passende Werkzeug?

Wir empfehlen Werkzeuge nach folgenden Gesichtspunkten zu bewerten:

• Integrationsfähigkeit – Wie erfolgt die Anbindung an Ihre bestehenden IT Strukturen?
• Flexibilität/Anpassbarkeit – Wie einfach können Funktionen ergänzt und vorhandene Prozesse und Abläufe angepasst werden?
• Datenkompatibilität – Passen Ihre Datenmenge und -komplexitäten?
• Kosten – Welche Einmalkosten und welche regelmäßigen Kosten fallen an? Wie teuer sind Versionsupgrades?

Darüber hinaus empfehlen wir den Anbieter des Werkzeuges etwas genauer zu hinterfragen. Wieviel Kraft ein Unternehmen für die Weiterentwicklung hat und wie gut es gegen den Wettbewerb aufgestellt ist, sollte für die Projektentscheidung ebenfalls berücksichtigt werden.

Allerdings weisen wir auch immer darauf hin, dass ein IT Projekt kein Projekt für die Ewigkeit ist und i.d.R. für 3-5 Jahre betrachtet werden sollte. Häufig ist dieser Zeitraum bereits vom Projektdienstleister abgedeckt.

Trotzdem sei an dieser Stelle der Hinweis erlaubt, dass ein gutes Werkzeug in den Händen eines schlechten Partners in den seltensten Fällen zu einem guten Ergebnis führt. Umgekehrt ist die Wahrscheinlichkeit eines guten Ergebnisses bei einem sehr guten Partner und einem nicht ganz so guten Werkzeug immer noch hoch. Sind Werkzeug und Partner gut, sind die Voraussetzungen natürlich perfekt.

2. Wie findet man den passenden Partner und/oder Dienstleister?

Absolute Voraussetzung für einen passenden Partner ist, dass er ausreichend Erfahrung mit dem Werkzeug, welches für Sie in die engere Wahl kommt, hat. Zur Beurteilung der fachlichen Kompetenzen helfen Referenzen. Aber auch der gesunde Menschenverstand ist hilfreich. Ein potenzieller Partner, der einen Entwickler hat, aber 5 Werkzeuge anbietet, muss das Knowhow seines Entwicklers auf diese 5 Werkzeuge verteilen. Es ist deshalb wahrscheinlicher, dass ein Partner der bei gleicher Entwicklerzahl nur ein Werkzeug anbietet, für die dieses Werkzeug das bessere Knowhow hat.

Darüber hinaus sollten Sie misstrauisch werden, wenn Sie den Eindruck gewinnen, dass Ihnen jemand nur sein Werkzeug verkaufen möchte. Das kostet i.d.R. nur Geld und er bleibt häufig unklar, wie Sie mit dem Werkzeug einen Nutzen erzielen können bzw. wie Sie mit dem Werkzeug Ihre Ziele treffen.

In der Bereitschaft und in der Fähigkeit der Auseinandersetzung mit Ihnen als Kunden und Ihren individuellen Anforderungen und Zielen können Sie erkennen, ob jemand geeignet ist Ihre Aufgabenstellung zu verstehen und ob er dafür tatsächlich Lösungen bietet.

Deshalb ist es aus unserer Erfahrung heraus auch so wichtig, dass Sie Ihre Ziele genau kennen und verstanden haben. Doch was muss man tun, um die eigenen Ziele bestmöglich zu definieren?

3. Zieldefinition – Der Erfolg liegt in der Vorbereitung

Zunächst sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Ziele so konkret wie möglich definieren. Weiterhin sollten Ihre Ziele möglichst alle im Folgenden dargestellten Eigenschaften aufweisen:

• Ziele sollten messbar sein – Beispiel:
  • Statt: “Wir möchten mehr Umsatz machen!”
  • Besser: “Wir möchten mit der Zielgruppe ABC und den Produkten EFG innerhalb der nächsten 2 Jahre 20% mehr Umsatz machen!”
• Ziele sollten sich an Ihrem Nutzen orientieren und nicht an Funktionen – Beispiel:
  • Statt: “Wir möchten eine zeitgemäße Produktsuche!”
  • Besser: “Wir möchten, dass unsere Kunden schnell die passenden Produkte finden!”
• Kopieren ersetzt nicht die eigene Zieldefinition – Beispiel:
  • Statt: “Ich hätte gerne genauso einen Shop wie www.xyz.de!”
  • Besser: “Bei www.xyz.de finde ich gut gelöst, wie Kunden ABC können, weil…!”

Chinesisches Sprichwort: “Stärker rudern hilft nicht, solange die Richtung nicht stimmt.”

 

4. Resümee: Notwendigkeiten für den Erfolg

Pauschal lässt es sich auf folgenden Nenner bringen: Projekte scheitern ohne, aber gelingen mit:

• In der Projektvorbereitung
  • Wohldefinierte Ziele
  • Gemeinsames Projektverständnis
  • Zielorientierte inhaltliche und technische Konzeption
  • Realistische Umsetzungsplanung
• Während der Projektdurchführung
  • Hinreichende Ressourcen
  • Stringente Vorgehensweise
  • Begleitende Projektorganisation
  • Zielunterstützende Benutzerführung und Prozessabläufe

Dies ist natürlich leichter gesagt, als getan. Gerne helfen wir Ihnen dabei Ihr Projekt bestmöglich vorzubereiten und umzusetzen.

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