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Wie bereitet man ein B2B eCommerce Projekt vor?

Vorgehensweise bei B2B eCommerce Projekten
Vorgehensweise bei B2B eCommerce Projekten

Wer zum ersten Mal ein B2B Commerce Projekt startet, sieht sich mit einer ganzen Reihe von Anforderungen konfrontiert, auf die man sich zu Projektstart einlässt.

 

Viele davon sind erkennbar, andere, und das sind die unangenehmeren, befinden sich unterhalb des Radars und sorgen häufig für Überraschungen bei der Projektumsetzung.

Das Thema ist Ihnen noch neu, das eCommerce System unbekannt und der Partner hat im besten Fall gute Erfahrungen, kennt aber Ihr Unternehmen und insbesondere Ihre Anforderungen und Besonderheiten noch nicht.

 

In dieser Situation gibt es nur eine Empfehlung für die richtige Vorgehensweise. Das Projekt bedarf einer möglichst vollständigen Definition, die sicherstellt, dass alle Anforderungen hinreichend abgedeckt sind und das ein gemeinsames Projektverständnis existiert.

Der folgende Beitrag soll als allgemeiner Leitfaden eine Orientierung hierfür bilden und kann gerne als Blaupause für eigene Projektdefinition verwendet werden. Kunden- und projektspezifische Ergänzungen zu dieser Empfehlung sind bei unseren Projekten aber die Regel. Dies sollte nicht übersehen werden.

 

1. Projektdefinition vornehmen

Sobald das Geschäftsmodell definiert ist, die Zielgruppe ausgewählt und die Alleinstellungsmerkmale (USPs) ermittelt sind, fängt die eigentliche Arbeit an. Das Projekt benötigt eine Definition.

 

Die Projektdefinition dient dazu, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Projektverständnis haben. Dazu ist es wichtig, dass die Projektschwerpunkte vollständig berücksichtigt sind. Die im Folgenden aufgeführten Punkte dienen der Orientierung, da sie aus unserer Erfahrung in den meisten Projekten eine Rolle spielen. Allgemein gilt aber, dass man alle Punkte aus der Sicht des späteren Nutzers betrachten und definieren sollte.

 

Übersicht Definitionsbedarf von B2B eCommerce Projekten

Übersicht Definitionsbedarf von B2B eCommerce Projekten

 

Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Punkte aus der Mindmaps von Links oben entgegengesetzt zum Uhrzeigersinn.

 

1.1 Kunden

Beim Thema Kunde gehen besonders gerne Dinge durcheinander. Zunächst gibt es nämlich für das eCommerce System den Kunden auf mehreren Ebenen. Da ist zum einen das Unternehmen. Dieses bildet den rechtlichen Rahmen für Bestellungen. Handelnde für das Unternehmen sind aber Personen. Diese besitzen Logins und benötigen möglicherweise unterschiedliche Berechtigungen im eCommerce System. 

 

Da in ERP Systemen die Kundenansprechpartner häufig untergeordnete Rollen spielen, ist die Modellierung von Kunden und Logins  im Projekt mit Sorgfalt durchzuführen. Häufig existiert nämlich eine Datenbasis, die als Grundlage, für die Logins genutzt werden kann, noch nicht und muss erst geschaffen werden.

 

Auch die Frage, wie Logins sich anmelden / registrieren, wenn der Kunde schon bekannt ist, oder wie die Erstregistrierung eines Bestandskunden mit vorhandener Kundennummer im eCommerce System abläuft, darf nicht übersehen werden.

 

Bei bekannten Ansprechpartner ist unsere Empfehlung i.d.R. die Passwort vergessen Funktion zu nutzen. So kann sich ein im ERP bekannter Ansprechpartner Zugriff verschaffen. Wenn aber personenbezogene Emailadressen nicht existieren, sondern nur unternehmensbezogen, wie z.B. info@firma.de, vorhanden sind, muss das Thema organisatorisch gelöst werden.

 

1.2 Kundenservice

Hierunter fallen alle Prozesse und Leistungen, die typischerweise erbracht werden, ohne das neue Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden.

 

Beispielhafter Belegfluss

Beispielhafter Belegfluss

 

Ein wesentliches Elemente sind der Zugriff auf Dokumente bzw. Belege. Hierunter sind zum einen die typischen PDF-Dokumente, wie Rechnungen, Lieferscheine, etc. zu verstehen, aber auch komplexe Belegflüsse, wo z.B. interaktiv sowohl die Historie jeder Belegzeile durch Verlinkung nachvollziehbar wird, oder auch Mengen und Positionsanpassungen vor Bestellungen möglich sind.

 

Unsere Empfehlung lautet hier, das Dokument gestreamt ausgeliefert werden sollten und nicht als Dokument im Shop verfügbar sind. Ist dies nämlich der Fall und alle Rechnungen liegen z.B. in einem Ordner /rechnungen, so ist es leicht möglich sich unerlaubt Zugriff auf Dokumente zu verschaffen, indem Dokumentennamen geraten werden.

 

1.3 CI/Content

Exemplarischer Auszug aus einer CI Guideline

Exemplarischer Auszug aus einer CI Guideline

 

Die eCommerce Lösung soll sich natürlich auch optisch differenzieren und zum Unternehmen passen. Bevor man allerdings viel Kraft und Energie in die Gestaltung investiert und dann feststellen muss, dass z.B. die Daten dafür gar nicht vorhanden sind, empfehlen wir einen schlanken Start mit dem Standardtemplate, welches i.d.R. bei allen Shopsystemen verfügbar ist. 

 

Damit aber der Bezug zum eigenen Unternehmen erhalten bleibt, ergibt es Sinn bereits den Header und Footer anzupassen, sowie mit den Hausfarben und Schrittarten zu arbeiten. Getreu dem Motto „Form follows function“, hat es sich aber bewährt, die Gestaltung erst dann zu definieren, wenn die Funktionen und Daten vollständig zur Verfügung stehen. Somit ist  es nicht unbedingt sinnvoll, die Gestaltungsanpassung vollständig in der ersten Projektphase vorzunehmen.

 

1.4 Internationalisierung

Die Anforderungen an Sprachen, Währungen, Steuern, Bestände und Lieferzeiten sollten als Projektrahmenbedingungen von Anfang an festgelegt werden. Ob hierbei z.B. mit verschiedenen Mandanten gearbeitet werden soll, oder ob der Shop mit kundenspezifischen Währungen umgehen können muss, die sich beim Login entscheiden, erfordert jeweils eine grundlegend andere Strategie bei der Implementierung. 

 

Wir empfehlen z.B. auch bei Angeboten, die sich nur an die DACH Region richten, bereits Internationalisierung mitzuberücksichtigen. Zum Teil unterscheidet sich nämlich die Fachsprache zwischen Österreich und Deutschland schon so erheblich, dass Österreich eine eigene Sprache bekommt.

 

Ebenfalls gerne übersehen werden die international unterschiedlichen Zahl- und Datumsformate, die gerne in den Shopabläufen später für Probleme sorgen.

 

1.5 Produktdaten

Produktdaten gehören zu dem am meisten unterschätzten Thema bei eCommerce Projekten. Es empfiehlt sich, sich einmal durch einen Wettbewerbsshop zu klicken und die Produktdaten zu ermitteln, die dort genutzt bzw. verfügbar sind. Hierfür ist aber ein geübter Blick erforderlich. Insbesondere, wenn man eine solche Aufgabe zum ersten Mal wahrnimmt, sollten Experten für Produktdaten mit am Tisch sitzen. 

 

Generell gehen viele Kunden davon aus, dass Produkten i.d.R. durch Attribute zur Verfügung gestellt werden müssen und sind deshalb der Meinung, dass dies in ERP Systemen bereits geleistet werden kann. Zu Anfang ist dies als Einstieg vielleicht ausreichend, allerdings wird oft der Bedarf an Metadaten unterschätzt. Metadaten sind Informationen, die nicht angezeigt werden, sondern die die Anzeige beeinflussen. Als Beispiel seien hier Metaattribute erwähnt, die steuern, welche Attribute im Facettenfilter erscheinen sollen.

 

1.6 Preise/Bestände

Die DNA für jede eCommerce Lösung sind Preise und Bestände. Im B2B Bereich sind diese i.d.R. komplex bzw. kundenindividuell. Um dies auch in der eCommerce Lösung nutzen zu können, sollten gute Erfahrungen bei der Integration von Drittsystemen vorhanden sein und Performanceprüfungen von vornherein mit vorgesehen werden.

 

Unsere Empfehlung lautet hier, dass die Preisfindung möglichst nur einmal existieren sollte und es besser ist, diese in den Shop zu integrieren, als sie im Shop neu zu erstellen. Dies führt häufig zu unterschiedlichen Preisen, die nur aufwendig korrigiert werden können.

 

Ansonsten empfehlen wir bei einer Liveintegration von Preis- und Bestandsdaten den Einsatz von Caching. Hierbei speichert der Shop diese Informationen für ein gewisses Zeitfenster und zeigt in diesem Zeitfenster die gespeicherten Werte an. Hiermit sind bereits erhebliche Entlastungen des ERP Systems möglich.

 

1.7 Vertrieb/Marketing

Auch wenn es immer noch nicht zum Standard eines Projektes gehört, wir empfehlen sich von Anfang an Gedanken über das Messen von Erfolg zu machen. 

 

Aktionen spielen eigentlich in jedem Projekt eine Rolle. Häufig sind sie kundenindividuell bzw. personalisiert umzusetzen. Diese Anforderungen sollten von vornherein klar definiert werden. Dies gilt insbesondere auch für das Thema SEO. Die Sichtbarkeit des eigenen Angebotes kann nur dann vernachlässigt werden, wenn der Shop ausschließlich nach einem Login erreichbar ist. 

 

Wir empfehlen diese Vorgehensweise aber nicht, denn auf diesem Wege werden nur Bestandskunden adressiert.  Das Gewinnen von Neukunden über eine gute Sichtbarkeit der eigenen Produkte, ist in den meisten Fällen gut zu erreichen.

 

1.8 Bestellungen/Angebote

Sobald es zu einer Bestellung bzw. einer Angebotsanfrage gekommen ist, muss geklärt werden, wie die Übergabe zur weiteren Verarbeitung erfolgen soll. I.d.R. sind dies ERP Systeme, die integriert werden. Aber auch muss geklärt werden, welche Zahlarten zur Verfügung gestellt, welche Zusatzkosten berechnet und welche Versandarten angeboten werden sollen.

 

Versandkosten können dabei häufig sehr komplex sein, da sich diese in vielen Fällen erst nach einer Marktrecherche individuell ermitteln lassen. Wenn Sie z.B. für die Auslieferungen LKWs mit Entladekran benötigen, ist dies in der Regel keine leicht zu greifende Kostenaussage.

 

2. Umsetzungsstrategie festlegen

Ist das Projekt erstmal definiert, geht es an die Umsetzung. Auch hier lauern viele Gefahren für ein Projekt. Im Folgenden einige praxiserprobte Tipps, die Ihnen helfen können, diese Gefahren zu umgehen.

 

2.1 Fokus auf den MVP legen

Unser Vorschlag ist immer sich am MVP (Minimum viable Product) zu orientieren. Beim MVP ist das Ziel, so schnell wie möglich mit einem System live gehen zu können, um reale Erfahrungen im Umgang und durch die Nutzung des Systems von Ihren Kunden zu gewinnen.
Der ursprüngliche Ansatz beim MVP stellt den Kundendialog in den Fokus.

 

Es geht darum das eigene Produkt am Kundenfeedback zu optimieren. Um das zu erreichen, soll so schnell wie möglich ein nutzbares Produkt zur Verfügung gestellt werden.

 

In der Praxis ist diese Vorgehensweise häufig so nicht möglich, da bereits Wettbewerber existierten und Ihre Kunden bereits eine hohe Erwartung an ein eCommerce System haben.

Wir empfehlen aber den Grundgedanken von MVP im Projekt zu etablieren und haben die folgende Vorgehensweise daraus abgeleitet:

 

Unit M - MVP basierter Projektansatz

Unit M – MVP basierter Projektansatz

Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die 4. Elemente Idee, Umsetzen, Messen und Lernen von vorneherein im Projekt verankert werden. Durch diesen Ansatz erzielt man eine kontinuierliche Verbesserung der eigenen Lösung.

 

2.2 Agile Vorgehensweise nutzen

Exemplarische Sprint/Backlog Ansicht

Exemplarische Sprint/Backlog Ansicht

Agile Projektumsetzung ist in aller Munde. Egal, ob man ausgebildeter Agiler Projektmanager ist oder nicht, nach unserer Erfahrung sorgt die folgende Vorgehensweise für Transparenz:

  • Alle Anforderungen werden in einer “offenen Punkteliste”, dem Backlog, gesammelt und sobald eine neue Aufgabe erkannt wird, wird sie dort ergänzt.
  • Jede Aufgabe wird bzgl. des Realisierungsaufwands bewertet, sodass Klarheit über die offenen Themen gegeben ist.
  • In 14-Tages Zyklen werden Aufgaben aus dem Backlog in einem sogenannten Sprint bearbeitet. Ziel ist, dass alle Aufgaben nach Abschluss des Sprints erledigt sind.
  • Mindestens 1x pro Woche wird der Sprintstatus und das Backlog von den Projektleitern bewertet. Dabei werden die Prioritäten und der Status der Aufgaben geprüft.

So wissen alle Beteiligten immer, wie es um das Projekt steht und Sie haben jederzeit die Möglichkeit auf die Bearbeitungsreihenfolge Einfluss zu nehmen.

 

3. Projektplan erstellen

Aus unserer Erfahrung hat sich eine Vorgehensweise in 5 Stufen bewährt, die wir im Folgenden vorstellen wollen.

 

5 Projektstufen für ein eCommerce Projekt

5 Projektstufen für ein eCommerce Projekt

3.1 Initiierungssphase

Definitionsphase

Initiierungsphase

 

In diese Phase fällt, sofern noch nicht geschehen, die Projektdefinition. Darüber hinaus sollte das Projekt organisatorisch aufgestellt werden.

 

3.2 Installationsphase

Installationsphase

Installationsphase

In dieser Phase wird die eCommerce Lösung verfügbar gemacht und möglichst an alle Drittsysteme angeschlossen. 

3.3 Analyse/Detaillierung Anforderungsprofil

Detaillierungs-/Analysephase

Detaillierungs-/Analysephase

In dieser Phase geht es darum, die Projektdefinition soweit zu detaillieren, dass die von den Implementierungspartnern auch umgesetzt werden können. Diese Phase sollte permanent die Projektumsetzung begleiten und fertige Ergebnisse direkt in die Entwicklungsteams geben. Nicht empfohlen sind die in alter Tradition bekannten Lastenhefte, die umfangreich das gesamte Projekt spezifizieren. Häufig sind diese nämlich schon wieder veraltet, bevor die Umsetzung überhaupt begonnen hat.

 

3.4 Entwicklungsphase

Entwicklungsphase

Entwicklungsphase

Im Anschluss kann die Entwicklung die Ergebnisse aus der vorherigen Phase sukzessive aufgreifen und die Umsetzung starten. Da die Installation ja bereits erfolgt ist, sollten der Fortschritt regelmäßig im System verfügbar gemacht werden.
 

3.5 Test- und Abschlussphase

Test-/Abschlussphase

Test-/Abschlussphase

Die Aussage “Das System läuft” ist bei einer so komplexen Anwendung, wie einer eCommerce Lösung im B2B so ohne weiteres gar nicht treffbar. Wir empfehlen deshalb von vornherein Testfälle fest abzustimmen und die Aussage zur Projektqualität an die Testfälle zu koppeln. Sollte dann doch nochmal ein Problem erkannt werden, kann man überlegen die Testfälle zu erweitern. Somit erreicht man das sich die Qualität immer verbessert.
 

Fazit

Mit der richtigen Vorgehensweise kann das Risiko eines Projektscheiterns minimiert werden. Allerdings schützt sie nicht vor fehlender Erfahrung. Hier hilft es nur, wenn erfahrene Personen in das Projekt involviert sind, die frühzeitig Gefahren erkennen und für Lösungen sorgen. 
 
Wenn Sie Unterstützung in Ihrem Projekt benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir haben seit 25 Jahren Erfahrung in diesem Bereich vorzuweisen und helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung Ihres Projekts.
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