Produktdatenpflege im Shop oder ERP – Warum eigentlich nicht?

Spätestens bei der Planung für ein eCommerce Projekt oder die Digitalisierung der Katalogproduktion entsteht bei Unternehmen sehr häufig der Bedarf für die digitale Verwaltung von umfassenden Produktstammdaten. „Brauchen wir jetzt noch ein PIM?“ (PIM = System zur Verwaltung von Produktinformationen, Information zur finden Sie auch in unserem Blog Produktinformationsmanagement) Diese Frage hören wir dann immer schnell.

Oder die Antwort „Ein PIM brauchen wir nicht, denn wir können beliebige Attribute bei uns im ERP hinterlegen.“ kommt häufig fast genauso schnell. Gerne wird uns dann auch die Frage „Können wir die Produktdaten nicht einfach im Shop pflegen?“ gestellt.

Wer hat denn jetzt Recht? Benötigt man ein PIM und reicht die Produktdatenpflege z.B. über ein ERP oder einen Webshop aus?

Die Antwort auf diese Fragen ist eigentlich ganz einfach. Die Pflege von Stammdaten benötigt immer, unabhängig von der technischen Lösung, Prozesse und diese Prozesse ggfs. Systeme oder Anwendungen, um die Prozesse zu unterstützen. Wie komplex diese Prozesse sein müssen, das ist aber von Kunde zu Kunde unterschiedlich.

Ein Unternehmen, welches nur über 100 Artikel verfügt, muss natürlich auch den Prozess der Stammdatenfreigabe regeln, aber dieser Prozess benötigt mit Sicherheit eine andere IT Unterstützung als bei einem Unternehmen mit 1.000.000 Artikeln, welches gleichzeitig noch in 24 Ländern aktiv ist.

ERP Stammdatenpflege am Beispiel Microsoft Dynamics NAV (Navision)

PIM Systeme bieten IT-gestützte Prozesse für die Stammdatenpflege. Doch wann benötigt man IT-gestützte Prozesse für seine Stammdaten? Im folgenden einige Szenarien, wann dies aus unserer Sicht gegeben ist. Hierbei haben wir explizit Mengengerüste, wie z.B. die Anzahl der Artikel außer acht gelassen, da diese nach unserer Erfahrung maximal als Indikator geeignet sind, denn auch 1.000.000 Artikel haben nicht notwendigerweise immer komplexe Stammdaten bzw. die möglicherweise komplexen Stammdaten sind nicht immer geschäftsrelevant.

Ein gravierendes Manko der Stammdatenpflege im ERP oder im Shop bleibt aber i.d.R. immer bestehen. Das ist der Freigabeprozess. Sobald jemand auf “Speichern” klickt, ist entweder die Information sofort Live sichtbar, oder dies geschieht spätestens beim nächsten Stammdatenupdate. Eine gezielte inhaltliche Prüfung einzelner Erfassungen vor der Veröffentlichung ist bei der Stammdatenpflege in ERP oder eCommerce Systemen fast unmöglich. Insbesondere wird die Analyse der Stammdatenänderungen, wie z.B. “Zeige mal die letzten geänderten Artikel”, nicht durch geeignete Reports oder Dashboards unterstützt. Somit muss ein Unternehmen, welches solche Prüfungen vor der Veröffentlichung durchführen will, sich eigene Prozesse schaffen, die dann aber ausschließlich an der Fehlerfreiheit der am Stammdatenpflegeprozess beteiligten Personen hängt. Unsere Erfahrung sagt, das Fehlerfreiheit in einem solchen Szenario nicht, oder nur sehr aufwändig, gewährleistet werden kann.

Ein weiteres typischen Szenario, welches häufig im Handel oder mit Handelssortimenten vorkommt ist, dass die Stammdaten gar nicht selbst gepflegt werden, sondern vom Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Mal abgesehen davon, dass solche Szenarien immer eine hohe Gefahr haben, dass das Suchmaschinenranking mit diesen Daten nicht optimierter ist, ist das Schaffen von Importmöglichkeiten nicht trivial. PIM Systeme bieten für diesen Vorgang i.d.R. vom Enduser konfigurierbare Importmöglichkeiten.

Im Folgenden einige typische Szenarien, die bei der Entscheidungsfindung ob ein PIM benötigt wird, oder nicht, helfen können.

Sie wollen Ihre Produktdaten in mehreren Sprachen kommunizieren

Hierfür sind u.a. folgende Fragestellungen relevant:

• Welche Produkte/Produkteigenschaften sind bei Ihrer Produktdatenpflege in welcher Sprache noch nicht übersetzt?
• Welche Übersetzungen müssen geprüft, da sich Informationen in der Originalsprache geändert haben? – ACHTUNG: Hier sind zwei Arten von Änderungen relevant und völlig unterschiedlich zu beantworten: A. Schreibkorrekturen und B. Inhaltliche Korrekturen
• Welche Produkteigenschaften sind qualitativ noch nicht ausreichend gepflegt. Hinweis: Produktbeschreibungen in Holländisch < 10 Zeichen gelten z.B. in den meisten Fällen als nicht ausreichend?

Sofern sich solche Fragestellungen zur Produktdatenpflege bei Ihnen regelmäßig stellen, oder sich Qualitätsprobleme bei Ihren Stammdaten ergeben, da Sie diese Fragen nicht beantworten können, sind dies deutliche Hinweise auf ein PIM.

Sie wollen Ihre Produktdaten mehreren Empfängern spezifisch zur Verfügung stellen

Hierfür sind u.a. folgende Fragestellungen relevant:

• Benötige ich unterschiedliche Attributsystem oder Klassifikationen für die jeweiligen Empfänger? Hinweis: Dies ist häufig der Fall, wenn z.B. digitale Stammdatenkatalog z.B. nach eCl@ass und Stammdaten für eine eCommerce Lösung verwendet werden sollen.
• Benötige ich für ein und das selbe Attribute unterschiedliche Wertebelegungen, je nach Empfänger?
  Es kommt tatsächlich häufig vor, dass Attribute attributsystemspezifische Wertevorbelegungen haben können. Z.B. muss das Attribut Farbe in einem Klassifikationssystem möglicherweise aus einer vorgegeben Liste ausgewählt werden, wohingegen für die Verwendung in der eigenen eCommerce Applikation eher marketingorientierte Farben zum Einsatz kommen sollen.
• Benötige ich empfängerspezifische Attribute? Dies ist z.B. häufig dann notwendig, wenn in der eCommerce Anwendung eine Facettensuche gewünscht ist. Dann muss nämlich festgelegt werden, welche Attribute Facetten werden sollen, in welcher Reihenfolge und ggfs. in welcher Gruppierung, sowie in welcher funktionalen Form die Facetten dargestellt werden sollen. Für eine Printkatalogverwendung sind diese Daten i.D.R nicht relevant.

Auch hier gilt, sofern Sie unter der rechtzeitigen Nichtbeantwortbarkeit dieser Fragen leiden, sind dies eindeutige Hinweise auf PIM Bedarf.

Die Arbeitszeit für Ihre Produktdatenpflege lässt sich durch Vererbung und automatische Variantenanlage reduzieren

• Bei variantenreichen Produkten möchte man i.d.R. nicht jede Stammdateninformation aus dem Massenprodukt bei der Variante erneut pflege. Auch ist es häufig wirtschaftlich, Varianten als Kombination aller Variantentrenner-Attribute systemgestützt anlegen zu lassen, als dies manuell zu tun. Hier kommen nämlich bei unseren Kunden schnell mal mehrere hundert Varianten zusammen.
• Sie möchten Produktinformationen an einer Stelle in einem Kategoriebaum pflegen und automatisch allen untergeordneten Produkten zuordnen lassen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass PIM Systeme Sie bei der Qualitätssicherung, bei zielgruppenorientierten Differenzierungen und durch effiziente Datenpflege unterstützen.

Aus der Ersparnis an “täglicher Arbeitszeit * Anzahl beteiligter Personen” ergibt sich hierfür schnell eine nutzerorientierte Betrachtung, der man einer Investitionsüberlegung für ein PIM Projekt gegenüberstellen kann.

Fazit

Unsere Erfahrung sagt, wenn Ihr Geschäft mit Artikeln in größerer Menge oder größerer Komplexität umgehen muss, wird sich die Entscheidung für ein PIM System sicher irgendwann stellen. Wir empfehlen auch unsere Hinweise, warum eigentlich ein Produktinformationsmanagementsystem und was man bei einem PIM Projekt beachten sollte.