Was sollte man bei einem PIM Projekt beachten?

Wir beschäftigen uns bei Unit M seit nunmehr 20 Jahren mit Produktdaten und Produktdatenpflege und der Einführung von einem PIM Projekt. Gerade bei diesen Projekten nehmen wir hier häufig Probleme wahr, die dem Erfolg dieser Projekte entgegenstehen und die sehr oft auf mangelnder Erfahrung beruhen. Im Folgenden haben wir deshalb einige Hinweise und Praxistipps zusammengestellt.

Ein Produktinformationsmanagement Projekt benötigen eigene Ziele

Das wichtigste ist zunächst, dass ein PIM Projekt eigene Ziele bekommt, die es zu treffen gilt. Häufig wird ein PIM Projekt zu sehr aus der Perspektive der geplanten Verwendung der Produktdaten begonnen.

Die so entstehenden Prozesse sind dann häufig unausgereift, unvollständig und kompromissbehaftet. Da allerdings die Produktdaten die Basis für Folgeprojekte bilden, rächt sich dies ziemlich schnell und sorgt häufig für aufwendige “Korrekturschleifen”.

PIM Projekte sind ein bisschen wie “Zimmer aufräumen”. Alle freuen sich, wenn Zimmer aufgeräumt sind, aber das Aufräumen macht keiner gerne.

Besonders zu kämpfen haben PIM Projekte häufig damit, dass sie im Unternehmen meistens nur sekundären Nutzen bieten und dadurch geringgeschätzt sind, obwohl ihre Bedeutung aus unserer Sicht gar nicht hoch genug anzusetzen ist. Wir empfehlen deshalb immer, dass auf die interne Projektdarstellung ein besonderes Augenmerk gerichtet werden sollte.

Teams sollten interdisziplinär sein

Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass Produktdaten interdisziplinär sind. Dazu ist das Team entsprechend interdisziplinär zusammenzustellen. Es geht i.d.R. eben nicht darum “nur” Produktfaktenwissen strukturiert zusammenzutragen, sondern auch Marketing, Vertrieb und das Produktmanagement mit einzubinden, damit die Verwendung bis hin zum Kunden hinreichend durchdacht und geplant ist.

Der Produktlebenszyklus muss vollständig repräsentiert sein

Darüber hinaus ist vollständig der gesamte Produktlebenszyklus zu berücksichtigen. Produktdaten entstehen bereits mit der ersten Produktidee und der Bedarf an Produktdaten endet erst, abgesehen von eventuellen gesetzlichen Vorschriften und internen Recherchenotwendigkeiten, mit dem Nachfolgeprodukt.

“Perfekt” gibt’s es bei solchen Projekten nicht

Ergänzend empfehlen wir, gerade wenn ein Unternehmen zum ersten Mal ein PIM Projekt startet, dass “Fehler” erlaubt sein müssen. Eine der zentralen Fragen, die uns in der Rolle als Projektpartner immer wieder stellt, ist, ob die Daten so richtig strukturiert sind oder nicht. Diese Frage ist aber selten mit “Ja” oder “Nein” zu beantworten. Die spätere Produktdatenpflege und die späteren Verwendungsanforderungen entscheiden darüber, ob die Produktdaten effizient zu handhaben sind oder nicht.

Ohne Erfahrung und sehr gutem Verständnis der eigenen Produkte und Produktdatenstrukturen sind die Projektergebnisse deshalb auch nicht immer “Volltreffer”. Fast immer hören wir zum Abschluss eines PIM Projektes, dass wenn man das heutige Wissen zu Projektstart gehabt hätte, das PIM System heute anders aussehen würde.

Diese Erkenntnisse sind aber völlig normal und werden auch immer so bleiben. Nach unserer Erfahrung ändern sich die Anforderungen an die Verwendung der Produktdaten ohnehin immer wieder. Es gilt deshalb das PIM Systeme immer wieder neu die richtige Antwort auf die Anforderungen an die Verwendung von Produktinformationen geben müssen.

Fazit

Wenn alle Schwierigkeiten einmal überwunden sind, sind PIM Systeme schon sehr bald nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Viele Unternehmen erkennen erst viel später wie wertvoll und unverzichtbar PIM Systeme gerade für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind.

In diesem Sinne hilft nur Ärmel hochkrempeln und das Thema immer wieder neu angehen.

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